Moet je je algemene voorwaarden meesturen met je offerte?
Ja. De offerte is het sterkste moment om je voorwaarden tegenwerpelijk te maken. Je verwijst er duidelijk naar in de offerte zelf en voegt ze toe als bijlage of via een goed zichtbare link. Aanvaardt de klant de offerte, dan aanvaardt hij meteen ook je voorwaarden. Zo vermijd je de discussie achteraf dat de klant ze "nooit gezien" heeft.
Waarom een vermelding op de factuur te laat is
De factuur stuur je pas na de levering of de prestatie, dus nadat de overeenkomst al gesloten is. Voorwaarden die je pas dan voor het eerst meedeelt, zijn in principe niet tegenwerpelijk, omdat de klant ze niet heeft kunnen kennen en aanvaarden op het ogenblik dat het contract tot stand kwam. Je voorwaarden achteraan op de factuur herhalen is nuttig als bevestiging, maar mag nooit je enige communicatie zijn. Wie enkel op de factuur vertrouwt, staat juridisch zwak zodra het tot betwisting komt.
Wanneer zijn je algemene voorwaarden tegenwerpelijk?
Je voorwaarden binden de tegenpartij pas als aan twee voorwaarden voldaan is. Ten eerste kennisname: de klant moet er redelijkerwijs kennis van hebben kunnen nemen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Ten tweede aanvaarding: de klant moet ze, minstens stilzwijgend, aanvaard hebben. Sinds de hervorming van het verbintenissenrecht in Boek 5 nieuw BW staat dit principe uitdrukkelijk in de wet. Een klant die een offerte ondertekent waarin duidelijk naar de bijgevoegde voorwaarden wordt verwezen, voldoet aan beide. Een klant die voorwaarden pas voor het eerst op de factuur ziet, niet.
Hoe doe je het correct bij een offerte?
Werk met een vaste, bewijsbare aanpak bij elke offerte:
- Verwijs in de tekst van de offerte expliciet naar je algemene voorwaarden, bijvoorbeeld met de zin dat ze integraal deel uitmaken van de overeenkomst.
- Voeg de voorwaarden toe als bijlage bij de offerte, of zet een duidelijke en werkende link naar de juiste pagina op je website.
- Laat de klant de offerte ondertekenen of schriftelijk bevestigen, per mail of via een digitale handtekening. Die aanvaarding is je bewijs.
- Bewaar de ondertekende offerte samen met de versie van de voorwaarden die op dat moment gold. Pas je voorwaarden later aan, dan blijft de oude versie gelden voor dat contract.
- Herhaal de voorwaarden of de verwijzing nadien op je bestelbon en je factuur, als bevestiging van wat al aanvaard werd.
Wat geldt er extra voor consumenten (B2C)?
Tegenover consumenten is de lat hoger. Je voorwaarden moeten niet alleen meegedeeld en aanvaard zijn, ze moeten ook duidelijk en begrijpelijk opgesteld zijn. Dat is de transparantieverplichting uit Boek VI van het Wetboek van economisch recht. Onleesbare kleine lettertjes of zwaar juridisch jargon spelen in je nadeel: bij twijfel wordt een beding in het voordeel van de consument uitgelegd. Daarnaast bestaat er een lijst van onrechtmatige bedingen die tegenover consumenten verboden zijn. Staat zo'n beding toch in je voorwaarden, dan kan de rechter het nietig verklaren, terwijl de rest van het contract overeind blijft. Voor consumenten volstaat een verwijzing alleen dus niet, je moet hen ook echt de kans geven de voorwaarden te lezen vóór ze bestellen.
En bij webshops?
Bij een webshop kan je geen offerte ondertekenen. Daar regel je de aanvaarding via een actieve aanvinkprocedure. De klant moet zelf een vakje aanvinken waarmee hij verklaart de algemene voorwaarden gelezen en aanvaard te hebben, vóór hij de bestelling bevestigt. Een vooraf aangevinkt vakje telt niet als geldige aanvaarding. Zorg ook dat de voorwaarden op dat ogenblik effectief raadpleegbaar en opslaanbaar zijn. Zo zijn ze tegenwerpelijk en voldoe je meteen aan de informatieverplichtingen voor verkoop op afstand.
Botsende voorwaarden, wiens versie geldt?
Soms verwijzen beide partijen naar hun eigen algemene voorwaarden, jij naar de jouwe op de offerte, je klant naar de zijne op de bestelbon. Dat heet de battle of the forms. De regel in Boek 5 nieuw BW is dat het contract dan toch tot stand komt, maar dat enkel de bedingen gelden waarover beide sets het eens zijn. Tegenstrijdige clausules vallen weg en worden vervangen door het aanvullend recht. Het gevolg: net de clausules die jou beschermen, je schadebeding of je aansprakelijkheidsbeperking, vallen mogelijk weg. Een goede verwijzing en aanvaarding op je offerte verkleinen dat risico aanzienlijk.
Veelgemaakte fouten
- Voorwaarden enkel achteraan op de factuur zetten, terwijl de overeenkomst dan al gesloten is.
- Verwijzen naar voorwaarden zonder ze mee te sturen of zonder werkende link, zodat de klant ze niet écht kon kennen.
- Geen bewijs van aanvaarding bewaren, waardoor je bij betwisting met lege handen staat.
- Dezelfde voorwaarden gebruiken voor B2B en B2C, terwijl voor consumenten strengere regels gelden.
- Bij een webshop werken met een vooraf aangevinkt vakje, wat niet als geldige aanvaarding telt.
Hoe EHBA hierbij helpt
EHBA stelt niet alleen je algemene voorwaarden op maat op, we zorgen ook dat ze correct in je offertes, bestelbonnen en webshop verankerd zitten. We bekijken hoe jij werkt, leveren de juiste verwijzingsclausules en zorgen dat je voorwaarden tegenwerpelijk zijn op het moment dat het telt. Loopt het toch fout met een klant, dan staan we je bij van eerste advies tot aan de rechtbank.
Laat je voorwaarden gratis analyseren of neem contact op met ons team.