Wat zijn algemene voorwaarden eigenlijk?
Algemene voorwaarden zijn de spelregels die jouw onderneming hanteert in al haar commerciële relaties. Ze bepalen wanneer er betaald moet worden, wie aansprakelijk is bij een fout, hoe klachten verlopen, welke rechtbank bevoegd is en wat er gebeurt bij annulatie of niet-betaling. Sinds de hervorming van het verbintenissenrecht (boek 5 nieuw Burgerlijk Wetboek, in werking sinds 1 januari 2023) gelden ze pas als ze tijdig en op een aanvaardbare manier ter kennis zijn gebracht én aanvaard door je tegenpartij.
Zijn algemene voorwaarden verplicht in België?
Strikt juridisch niet. Maar in de praktijk wel onmisbaar. Zonder eigen voorwaarden val je terug op het aanvullend recht, dat vaak veel minder gunstig is dan wat je zelf zou bedingen. Je mag dan bijvoorbeeld slechts de wettelijke interest en een forfait van 40 euro aanrekenen bij wanbetaling, terwijl conventioneel een schadebeding tot 10% mogelijk is. Voor webshops zijn voorwaarden de facto verplicht door de informatieverplichtingen van Boek VI WER.
De clausules die het verschil maken
- Conventionele interest en schadebeding, om bij wanbetaling meer dan het wettelijk minimum te recupereren.
- Aansprakelijkheidsbeperking, om je risico te plafonneren tot bijvoorbeeld de waarde van de opdracht.
- Eigendomsvoorbehoud, om geleverde goederen pas eigendom te laten worden bij volledige betaling. Cruciaal bij faillissement van de klant.
- Protesttermijn, binnen een redelijke termijn waarbij rekening wordt gehouden met de aard of het karakter van de context.
- Bevoegde rechtbank, om geschillen in de rechtbank van jouw zetel te kunnen voeren in plaats van die van je klant.
- Overmacht en hardship, sinds de coronacrisis en de energiecrisis geen overbodige luxe.
Hoe maak je algemene voorwaarden geldig?
De Belgische rechtspraak is streng: voorwaarden zijn pas tegenstelbaar als ze vóór of bij contractsluiting ter kennis gebracht zijn en de tegenpartij ze redelijkerwijs heeft kunnen aanvaarden. Concreet betekent dit:
- Vermelding op je offerte met verwijzing naar de bijlage of website-link.
- Aanvaarding bij ondertekening van de offerte of bestelbon.
- Voor webshops: actieve aanvinkprocedure (geen vooraf aangevinkt vakje) vóór de bestelling bevestigd wordt.
- Vermelding achteraan op de factuur volstaat niet als enige communicatie.
- Voor B2C: extra streng, kleine letters of complex juridisch jargon kunnen onrechtmatig verklaard worden door de rechter.
Standaardmodel of voorwaarden op maat?
Gratis modellen op internet zien er aantrekkelijk uit, maar zijn vaak gevaarlijk. Ze houden geen rekening met jouw sector, jouw werkwijze of de meest recente wetgeving. Sterker, vele bevatten clausules die in België als onrechtmatig of zelfs nietig worden bestempeld (boek VI WER voor consumenten, art. VI.91/3 e.v.). Voorwaarden op maat van EHBA worden gebouwd rond jouw activiteiten, jouw risicoprofiel en jouw klantenbestand. Eén dossier waarin je betaald wordt dankzij sterke voorwaarden, verdient de investering ruim terug.
Welke documenten horen bij sterke algemene voorwaarden?
- Algemene voorwaarden voor B2B en/of B2C, afgestemd op de klant.
- Privacyverklaring (GDPR conform).
- Cookieverklaring voor je website of webshop.
- Modeloffertes of bestelbonnen met correcte verwijzing.
- Optioneel: een (onder)aannemingssovereenkomst of samenwerkingsovereenkomst per grotere opdracht.