Wanneer is een ingebrekestelling verplicht?

In België is een ingebrekestelling in principe verplicht voor je iemand juridisch in gebreke kan stellen, behalve als de overeenkomst uitdrukkelijk bepaalt dat een termijn van rechtswege loopt (uitgedrukte vervaltermijn) of als de prestatie definitief onmogelijk is geworden. Tussen ondernemingen kan een factuur soms al gelden als ingebrekestelling, op voorwaarde dat dit zo bedongen is in de algemene voorwaarden.

Hoe moet je een ingebrekestelling versturen?

Best aangetekend met ontvangstbewijs, zodat je later kan bewijzen dat én wanneer de brief is aangekomen. Een ingebrekestelling per gewone e-mail kan, maar bewijs van ontvangst is dan moeilijker. In de bouwsector kan een ingebrekestelling per deurwaardersexploot extra kracht geven en wordt vaak gebruikt bij decennale of opleveringsdiscussies.

Welke termijn moet je geven?

De wet legt geen vaste termijn op. Gebruikelijk is 8 tot 15 kalenderdagen, afhankelijk van de aard van de tekortkoming. De termijn moet redelijk zijn, te kort kan tegen je gebruikt worden, te lang vertraagt onnodig. Bij consumentenvorderingen onder Boek XIX WER moet de termijn minimum 14 dagen bedragen.

Wat als de tegenpartij niet reageert?

Na het verstrijken van de termijn kan je de zaak escaleren: invordering via een incassobureau of advocaat, dagvaarding voor de ondernemingsrechtbank of, in bepaalde gevallen, eenzijdige ontbinding van de overeenkomst (art. 5.93 BW). Een sterke ingebrekestelling vergroot je positie in elk van deze stappen.

Kan een e-mail volstaan?

Juridisch kan een e-mail volstaan als ingebrekestelling, mits ze duidelijk is en aankomstbewijs er is (leesbevestiging, antwoord, of bewijs via mailserver). In de praktijk raden wij toch altijd een aangetekende zending aan voor dossiers waar het bedrag boven 500 euro ligt.

Wat is het verschil met een rappel?

Een rappel is een commerciële herinnering zonder juridische gevolgen. Een ingebrekestelling is een formele juridische akte die interesten doet lopen, de bewijslast omkeert en de basis vormt voor een latere dagvaarding. De woorden 'ingebrekestelling' of 'wij stellen u formeel in gebreke' moeten letterlijk vermeld worden.

Stuit een ingebrekestelling de verjaring?

Sinds de hervorming van het verbintenissenrecht (2023) kan een aangetekende ingebrekestelling de verjaring stuiten voor zover ze voldoet aan de wettelijke voorwaarden (art. 2244 oud BW). Voor B2B-facturen is de verjaringstermijn 10 jaar, voor consumentenvorderingen veelal korter.

Ingebrekestelling opstellen: uitleg & voorbeeld

Q: Wat is een ingebrekestelling?

Een ingebrekestelling is een formele schriftelijke aanmaning waarmee je een contractpartij (klant, leverancier, aannemer) op een ondubbelzinnige manier in gebreke stelt. Ze is de noodzakelijke voorwaarde om nadien interesten, schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst te kunnen vorderen (art. 5.231 nieuw Burgerlijk Wetboek, in werking sinds 1 januari 2023).

Wat is een ingebrekestelling juridisch?

Wat is een ingebrekestelling juridisch? Een ingebrekestelling is een formele verwittiging aan de schuldenaar dat hij zijn contractuele of wettelijke verplichting niet, laattijdig of gebrekkig nakomt. Daarbij geef je hem nog een laatste redelijke mogelijkheid om alsnog correct uit te voeren. In het Belgische verbintenissenrecht is de ingebrekestelling vaak het startpunt om bepaalde rechtsgevolgen te laten intreden, zoals het aanspraak maken op verdere sancties bij niet-uitvoering. Sinds de hervorming van het verbintenissenrecht wordt dit geregeld in Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek. In betalingsdossiers moet wel altijd worden nagegaan of een bijzondere regeling geldt. Bij B2B-betalingsachterstand en bij invordering ten aanzien van consumenten gelden namelijk bijkomende of afwijkende regels.

Wanneer is een ingebrekestelling nodig?

Een ingebrekestelling is in veel gevallen de regel, maar niet in alle gevallen op exact dezelfde manier. Zij is vooral van belang wanneer je de tegenpartij formeel in verzuim wil stellen en haar nog een laatste kans wil geven om correct uit te voeren. In de praktijk is dat vaak de noodzakelijke of minstens meest aangewezen stap vóór je overschakelt naar zwaardere maatregelen. Er bestaan wel uitzonderingen. Zo kan een voorafgaande ingebrekestelling minder relevant of niet vereist zijn wanneer een prestatie definitief onmogelijk is geworden, wanneer de tegenpartij uitdrukkelijk weigert nog uit te voeren, wanneer er een contractueel vervalbeding speelt of wanneer de omstandigheden een bijzonder dringende tussenkomst verantwoorden. Wie een ingebrekestelling overslaat waar die eigenlijk verwacht werd, verzwakt vaak zijn dossier en loopt in bepaalde gevallen het risico dat verdere stappen als voorbarig worden beoordeeld.

Wat moet erin staan?

Een goede ingebrekestelling bevat minstens:

een duidelijke vermelding dat het om een formele ingebrekestelling gaat;
een concrete beschrijving van de tekortkoming, bijvoorbeeld de onbetaalde factuur, de niet-uitgevoerde prestatie of de gebrekkige uitvoering;
een verwijzing naar de overeenkomst, offerte, factuur of algemene voorwaarden waarop je je baseert;
een laatste redelijke termijn om alsnog correct uit te voeren;
een duidelijke vermelding van de gevolgen als daaraan geen gevolg wordt gegeven, zoals invordering, schadevergoeding, ontbinding of verdere juridische stappen.

De termijn moet redelijk zijn in functie van de aard van de verplichting en de omstandigheden van het dossier. Er bestaat dus geen vaste standaardtermijn die in alle gevallen geldt.

Betalingsgeschillen: B2B en consumenten niet door elkaar halen

Bij betalingsachterstand tussen ondernemingen moet rekening worden gehouden met de specifieke regels inzake betalingsachterstand bij handelstransacties. Bij consumentenschulden geldt eerst de regeling van Boek XIX WER. In dat kader moet, vóór interesten en schadebedingen kunnen worden aangerekend, eerst een kosteloze herinnering worden verstuurd met naleving van de wettelijke wachttijd. Die regeling mag niet worden verward met de klassieke ingebrekestelling in algemene contractuele zin.

Aangetekend, e-mail of deurwaarder?

De ingebrekestelling gebeurt best op een manier die je later goed kan bewijzen. Een aangetekende brief is in de praktijk vaak de veiligste en meest gebruikte keuze. Een e-mail kan in bepaalde dossiers ook volstaan, zeker wanneer de ontvangst en inhoud voldoende bewijsbaar zijn, maar zij biedt soms minder zekerheid als de tegenpartij ontvangst of inhoud betwist. Een deurwaardersexploot is aangewezen in zwaardere of gevoelige dossiers, bijvoorbeeld wanneer het bewijs of de impact van de kennisgeving bijzonder belangrijk is.

Veelgemaakte fouten

Te informeel blijven. Een telefoontje, mondeling gesprek of los WhatsApp-bericht kan nuttig zijn als bijkomend element, maar is vaak onvoldoende als formele en bewijsbare ingebrekestelling.
Te vaag blijven over de tekortkoming. Verwijs altijd concreet naar wat fout loopt: een factuurnummer, datum, bedrag, prestatie of contractuele verplichting.
Onderscheid B2B en consumenten vergeten. Men houdt soms geen rekening met het verschil tussen gewone contractuele wanprestatie, B2B-invordering en consumentenschulden. Daarvoor gelden niet altijd exact dezelfde regels.

Hoe EHBA hierbij helpt

EHBA helpt ondernemingen bij het opstellen van algemene voorwaarden, ingebrekestellingen en andere juridische documenten die in de praktijk bruikbaar moeten zijn. Bij een concreet geschil kijken wij mee of een ingebrekestelling de juiste volgende stap is, welke formulering het best wordt gebruikt en welke contractuele of wettelijke basis het sterkst is in het dossier.

Vraag een gratis analyse van je situatie

Ingebrekestelling, zo doe je het correct