Waarom worden facturen niet betaald?
Onbetaalde facturen hebben in de praktijk vaak verschillende oorzaken:
- Vergetelheid of administratieve fout. Soms is de factuur simpelweg over het hoofd gezien of verwerkt in een verkeerde boeking.
- Opportunistisch gedrag. Sommige klanten betalen pas wanneer zij onder druk worden gezet.
- Betalingsproblemen. In andere gevallen kampt de klant zelf met cashflowproblemen en schuift hij jouw factuur bewust voor zich uit.
De juiste toon en het juiste tempo van invordering hangen af van die context, maar één zaak blijft altijd belangrijk: wie consequent, tijdig en schriftelijk opvolgt, staat juridisch en praktisch veel sterker dan wie te lang wacht of ad hoc reageert.
Wat te doen bij een onbetaalde factuur?
Een onbetaalde factuur vraagt om een duidelijk, bewijsbaar en juridisch onderbouwd traject. In de praktijk start je met een vriendelijke herinnering, escaleert naar een formele aanmaning met verwijzing naar je algemene voorwaarden, en stelt pas daarna formeel in gebreke. Afhankelijk van de reactie van je klant kan je vervolgens kiezen voor incasso, de snelle IOS-procedure of een gerechtelijke invordering. Bij EHBA begeleiden we je van de eerste herinnering tot aan de rechtbank.
Het wettelijk kader in grote lijnen
Bij onbetaalde facturen spelen vooral drie belangrijke wettelijke kaders.
- Voor consumentenschulden geldt Boek XIX van het Wetboek van economisch recht. Dat regime verplicht onder meer een kosteloze eerste herinnering vóór interesten of schadebedingen kunnen worden aangerekend.
- Voor betalingsachterstand tussen ondernemingen geldt de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarvoor geldt een eigen regeling inzake betalingstermijnen, interesten en invorderingsvergoeding.
- Voor bepaalde onbetwiste B2B-schulden bestaat daarnaast een vereenvoudigde invorderingsmogelijkheid via de IOS-procedure. Of die procedure mogelijk en nuttig is, hangt af van de concrete voorwaarden van het dossier.
Een praktisch standaardtraject
In veel dossiers wordt gewerkt met een oplopend invorderingstraject. Vaak start dit met een eerste vriendelijke herinnering kort na de vervaldag. Blijft betaling uit, dan volgt meestal een tweede, meer formele aanmaning waarin ook verwezen wordt naar de contractuele of wettelijke gevolgen van verdere laattijdigheid. Wanneer betaling daarna nog steeds uitblijft, is een formele ingebrekestelling vaak de logische volgende stap. Daarna kan, afhankelijk van het dossier, worden gekozen voor minnelijke invordering, een gerechtsdeurwaarder, een vereenvoudigde procedure of een gerechtelijke invordering. Dit is geen wettelijk verplicht vast stappenplan voor elk dossier, maar wel een vaak doeltreffende praktische opbouw.
Stap 1: eerste herinnering
Een eerste herinnering wordt meestal kort na de vervaldag verstuurd en heeft in eerste instantie een praktische functie. Je verwijst daarin best duidelijk naar het factuurnummer, het openstaande bedrag, de vervaldatum en een korte nieuwe betalingstermijn. Bij consumentenschulden is die eerste herinnering bijzonder belangrijk, omdat zij onder Boek XIX WER aan specifieke voorwaarden moet voldoen en in principe kosteloos moet zijn.
Stap 2: tweede aanmaning
Blijft betaling uit, dan volgt meestal een tweede en formelere aanmaning. Daarin kan je verwijzen naar de laattijdigheid, de toepasselijke contractuele of wettelijke interesten en, waar toegelaten, het schadebeding of de invorderingsvergoeding. Ook hier moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen consumentenschulden en B2B-schulden. Wat contractueel of wettelijk kan worden aangerekend, is niet in beide gevallen hetzelfde.
Stap 3: ingebrekestelling
Wanneer eerdere rappels zonder gevolg blijven, is een formele ingebrekestelling vaak de aangewezen volgende stap. Daarin stel je de schuldenaar formeel in gebreke en geef je hem nog een laatste redelijke termijn om te betalen of correct uit te voeren. Een ingebrekestelling gebeurt best schriftelijk en op een manier die later kan worden bewezen, bijvoorbeeld per aangetekende brief of, in zwaardere dossiers, via deurwaardersexploot.
Lees onze volledige uitleg over de ingebrekestelling
Stap 4: verdere invordering
Als ook de ingebrekestelling zonder gevolg blijft, kan worden overgeschakeld naar een volgende invorderingsfase. Afhankelijk van het dossier kan dat via een incassopartner, via een gerechtsdeurwaarder, via een vereenvoudigde B2B-procedure wanneer de wettelijke voorwaarden vervuld zijn, of via een klassieke gerechtelijke invordering. Welke piste het meest aangewezen is, hangt af van onder meer het bedrag, het al dan niet betwiste karakter van de schuld, de solvabiliteit van de schuldenaar en het belang van de commerciële relatie.
Stap 5: gerechtelijke invordering
Wanneer minnelijke invordering geen resultaat oplevert of wanneer de schuld wordt betwist, kan een gerechtelijke procedure nodig zijn. Welke rechtbank bevoegd is, hangt af van het type geschil, het bedrag en de hoedanigheid van de partijen. Een vonnis levert in principe een uitvoerbare titel op waarmee verdere gedwongen uitvoering mogelijk wordt, bijvoorbeeld via beslag.
Wat kan je aanrekenen?
Wat je precies kan vorderen bij een onbetaalde factuur hangt af van meerdere factoren: de hoedanigheid van de schuldenaar, de toepasselijke wetgeving, je algemene voorwaarden en de concrete geldigheid van je interest- en schadebedingen. Sterke algemene voorwaarden kunnen je positie aanzienlijk verbeteren, maar je kan niet zomaar om het even welk interest- of schadebeding opleggen. De concrete formulering en het juridisch evenwicht blijven belangrijk.
Veelgemaakte fouten
- Een eerste fout is te lang wachten. Hoe ouder een openstaande factuur wordt, hoe moeilijker invordering vaak wordt.
- Een tweede fout is dat men te informeel blijft. Een telefoontje of los bericht kan nuttig zijn als bijkomend contactmoment, maar is vaak onvoldoende als formeel en bewijsbaar invorderingsdocument.
- Een derde fout is dat men geen onderscheid maakt tussen B2B-schulden en consumentenschulden. Voor beide gelden immers niet dezelfde spelregels.
- Een vierde fout is dat men zijn algemene voorwaarden niet of te laat inroept, terwijl die vaak bepalend zijn voor interesten, schadebedingen, protesttermijnen en bevoegdheidsbedingen.
Waarom sterke algemene voorwaarden het verschil maken
Goede algemene voorwaarden geven je een veel sterkere juridische basis bij wanbetaling. Zij kunnen bepalen welke betalingstermijnen gelden, hoe facturen moeten worden betwist, welke interesten en schadebedingen spelen, welke rechtbank bevoegd is en onder welke voorwaarden je bijvoorbeeld een eigendomsvoorbehoud kan inroepen. Zonder degelijke voorwaarden val je veel sneller terug op de wettelijke minima en verlies je vaak een belangrijk deel van je onderhandelings- en invorderingspositie.
Laat je voorwaarden gratis screenen op invorderingskracht
Algemene voorwaarden als preventie
De beste manier om problemen met onbetaalde facturen te vermijden, is om vooraf de juiste clausules in je algemene voorwaarden op te nemen. Denk aan een duidelijk schadebeding, een forfaitaire schadevergoeding, een correcte interestbepaling, een redelijke protesttermijn en een zorgvuldige keuze van bevoegde rechtbank en toepasselijk recht. Die voorwaarden worden pas echt waardevol als je ze ook consequent toepast bij elke factuur, offerte en overeenkomst.
Hoe EHBA hierbij helpt
EHBA helpt ondernemingen bij het opstellen van algemene voorwaarden, rappels, ingebrekestellingen en andere invorderingsdocumenten die juridisch bruikbaar moeten zijn in de praktijk. Bij een concreet dossier bekijken wij mee welke invorderingsstap het meest aangewezen is, welk regime van toepassing is en hoe je je dossier zo sterk mogelijk opbouwt vóór verdere escalatie nodig wordt.