Preventie blijft de goedkoopste bescherming
De beste manier om wanbetalers te beperken, is risico's vooraf beter inschatten. Dat kan onder meer door de financiele en juridische achtergrond van een klant na te kijken, door duidelijke betalingsafspraken te maken en door waar nodig met voorschotten, gefaseerde betalingen of bijkomende waarborgen te werken.
Signalen die aanleiding kunnen geven tot extra voorzichtigheid zijn onder meer:
- Een zwakke financiele historiek of problematische jaarrekeningcijfers.
- Opvallende bestuurswissels of recente wijzigingen in het bestuur.
- Een lopende gerechtelijke reorganisatie of signalen van insolventie.
- Een vraag naar uitzonderlijk lange betalingstermijnen (90 dagen of meer).
Zulke elementen betekenen niet automatisch dat een klant niet zal betalen, maar ze kunnen wel rechtvaardigen dat je je contractueel beter indekt.
Sterke algemene voorwaarden maken het verschil
Een goed invorderingsdossier begint bij sterke algemene voorwaarden. Daarin leg je onder meer vast welke betalingstermijnen gelden, hoe facturen moeten worden betwist, welke interesten of schadebedingen kunnen spelen, welke rechtbank bevoegd is en, waar relevant, of een eigendomsvoorbehoud geldt.
De concrete inhoud van zulke bedingen moet altijd worden afgestemd op het type klant en op het toepasselijke recht. Wat in een B2B-relatie nog verdedigbaar is, geldt niet automatisch ook ten aanzien van een consument. Algemene voorwaarden zijn dus geen standaardbijlage, maar een essentieel instrument om je positie bij wanbetaling te versterken.
Werk met een vaste en snelle opvolging
Wanneer een factuur niet tijdig wordt betaald, is snelheid belangrijk. In de praktijk werkt een vaste en consequente opvolging meestal beter dan een ongestructureerde aanpak.
Vaak start men met een eerste herinnering kort na de vervaldag. Blijft betaling uit, dan volgt meestal een tweede aanmaning waarin ook wordt verwezen naar de contractuele of wettelijke gevolgen van verdere laattijdigheid. Indien ook dat zonder gevolg blijft, is een formele ingebrekestelling vaak de logische volgende stap.
De concrete timing kan verschillen per dossier. Het is dus beter om met een intern ritme te werken dan om te denken dat er één wettelijk vast schema geldt voor elk dossier.
B2B en B2C niet door elkaar halen
Bij onbetaalde facturen moet altijd eerst worden nagegaan of je te maken hebt met een onderneming of met een consument. Voor consumentenschulden geldt Boek XIX van het Wetboek van economisch recht. Dat regime verplicht onder meer een kosteloze eerste herinnering vóór interesten of schadebedingen kunnen worden aangerekend.
Voor betalingsachterstand tussen ondernemingen geldt de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarvoor geldt een eigen regeling inzake betalingstermijnen, interesten en invorderingsvergoeding.
Wie die twee regimes door elkaar haalt, riskeert een juridisch zwakker dossier of foutieve invordering.
Verdere invordering: kies de juiste piste
Wanneer herinneringen en ingebrekestelling geen resultaat opleveren, moet worden bekeken welke invorderingsweg het meest aangewezen is. In sommige dossiers volstaat een minnelijke invordering via een gespecialiseerde partner of gerechtsdeurwaarder.
In andere dossiers kan een vereenvoudigde procedure nuttig zijn, voor zover de wettelijke voorwaarden vervuld zijn. Wanneer de schuld betwist wordt of wanneer de situatie complexer ligt, zal vaak een klassieke gerechtelijke invordering nodig zijn.
De juiste keuze hangt af van meerdere factoren, zoals het bedrag, de betwisting, de solvabiliteit van de schuldenaar, de commerciele relatie en de kost-batenverhouding van verdere stappen.
Veelgemaakte fouten
- Te lang wachten. Hoe langer een factuur openstaat, hoe moeilijker invordering vaak wordt.
- Te veel vertrouwen op mondeling contact. Een telefoontje of los bericht kan nuttig zijn als aanvulling, maar een sterk dossier steunt op schriftelijke en bewijsbare opvolging.
- Geen onderscheid maken tussen consumentenschulden en B2B-schulden. Voor beide gelden niet dezelfde regels.
- Algemene voorwaarden gebruiken die te zwak of te algemeen zijn, of die juridisch niet goed afgestemd zijn op de eigen activiteit.
Wat kan je recupereren?
Bij een goed opgebouwd dossier kan je vaak meer recupereren dan alleen de hoofdsom. Afhankelijk van de situatie en van je contractuele basis kan ook aanspraak bestaan op interesten, een schadebeding, invorderingskosten of procedurekosten.
Wat precies recupereerbaar is, hangt af van het onderscheid tussen B2B en B2C, de concrete formulering van je algemene voorwaarden, de geldigheid van je bedingen en het verdere verloop van de procedure. Het is dus belangrijk om daar geen automatische aannames over te maken.
Waarom contractuele voorbereiding zo belangrijk is
Wie vooraf duidelijke voorwaarden opmaakt en correct toepast, staat veel sterker zodra een factuur onbetaald blijft. Goede voorwaarden zorgen niet alleen voor meer rechtszekerheid, maar verhogen ook de druk op de schuldenaar en verbeteren je onderhandelingspositie nog vóór een procedure nodig wordt.
Hoe EHBA hierbij helpt
EHBA helpt ondernemingen niet alleen bij het opstellen van algemene voorwaarden, maar ook bij de praktische en juridische opvolging van wanbetalers. Wij kijken mee naar de beste aanpak per dossier, helpen bij herinneringen en ingebrekestellingen en adviseren welke verdere invorderingsstap in de concrete situatie het meest aangewezen is.
Laat je voorwaarden gratis analyseren of neem contact op met ons team.