Wanneer verjaart een factuurvordering in België?

Een klant die na drie jaar plots opnieuw protesteert tegen uw openstaande factuur, of een oude factuur die u pas nu terugvindt in uw boekhouding: dan komt één vraag snel op tafel. Wanneer verjaart een factuurvordering? Het korte antwoord is meestal tien jaar, maar wie daarop blind vaart, kan geld verliezen. De aard van de overeenkomst, het type klant, de vervaldag en wat u intussen hebt ondernomen, maken een groot verschil.

Voor ondernemers is verjaring geen theoretisch juridisch detail. Is uw vordering verjaard, dan kan de klant de betaling in principe weigeren. Uw werk blijft dan onbetaald, ook al was de factuur volledig terecht. Tijdig handelen geeft u controle over uw cashflow en voorkomt dat een dossier nodeloos moeilijk wordt.

Wanneer verjaart een factuurvordering meestal?

Bij een gewone commerciële factuurvordering tussen ondernemingen geldt doorgaans een verjaringstermijn van tien jaar. Denk aan een aannemer die een andere onderneming factureert voor uitgevoerde werken, een freelancer die een vennootschap factureert of een leverancier die goederen aan een professionele klant heeft geleverd.

Die termijn geldt voor contractuele schuldvorderingen waarvoor geen bijzondere, kortere termijn bestaat. De factuur is daarbij het bewijsstuk van de schuld, maar bepaalt niet op zichzelf welke verjaringstermijn geldt. Wat u werkelijk hebt afgesproken en gepresteerd, is juridisch belangrijker dan de titel bovenaan uw factuur.

De teller begint normaal te lopen vanaf de dag nadat de vordering opeisbaar wordt. Met andere woorden: vanaf de vervaldag waarop u betaling mag eisen. Vermeldt uw factuur een betalingstermijn van dertig dagen en is die correct overeengekomen, dan start de verjaring in principe na die vervaldag. Is er discussie over de vervaldag, dan moet eerst worden nagegaan wat uw overeenkomst, algemene voorwaarden en de wettelijke betalingsregels bepalen.

Een voorbeeld maakt dat concreet. U factureert op 1 april 2026 aan een zakelijke klant, met een vervaldag op 1 mei 2026. Als geen bijzondere termijn van toepassing is en niets de verjaring onderbreekt, loopt de gewone termijn vanaf 2 mei 2026. Wacht u te lang, dan geeft u de klant een sterk verweer cadeau.

Wanneer geldt een kortere termijn voor een factuurvordering?

Niet elke factuur blijft tien jaar invorderbaar. De wet kent voor bepaalde vorderingen een afwijkende termijn. Dat is precies waarom een snelle juridische check bij een oud dossier verstandig is.

Een bekende uitzondering is de verkoop van goederen door een handelaar of onderneming aan een particulier. Voor zulke vorderingen kan een termijn van één jaar gelden. Verkoopt u als winkelier materialen aan een consument, dan is dat iets anders dan wanneer u als aannemer werken uitvoert bij een particuliere bouwheer. Bij aannemingswerken, diensten, herstellingen, advies of maatwerk moet de concrete rechtsverhouding worden beoordeeld. U kunt dus niet zomaar aannemen dat elke B2C-factuur na één jaar verjaart.

Ook bij periodieke schulden speelt vaak een termijn van vijf jaar. Denk bijvoorbeeld aan interesten, huur of andere bedragen die op vaste tijdstippen terugkeren. Bij een factuur met hoofdsom, nalatigheidsinteresten en een forfaitaire schadevergoeding kunnen verschillende onderdelen van uw vordering dus anders worden behandeld. De hoofdsom en de interesten verdienen elk afzonderlijk aandacht.

Daarnaast bestaan er sectorale uitzonderingen. Vervoer, telecom, verzekeringen, bepaalde professionele prestaties en specifieke wettelijke regimes kunnen eigen regels kennen. Werkt u in de bouw, als onderaannemer of als freelancer, dan is vooral de juiste kwalificatie van uw opdracht doorslaggevend. Een factuur voor meerwerken, een eindafrekening na oplevering en een factuur voor maandelijkse dienstverlening zijn juridisch niet altijd hetzelfde dossier.

Een herinnering sturen is niet altijd genoeg

Veel ondernemers denken dat elke betalingsherinnering de verjaring opnieuw laat beginnen. Dat klopt niet. Een gewone e-mail, WhatsApp of vriendelijke aanmaning is nuttig om druk te zetten en om uw dossier te documenteren, maar onderbreekt de verjaring niet automatisch.

Voor een echte stuiting is een juridisch geldige handeling nodig. Een dagvaarding, een bevel tot betalen of beslag via een gerechtsdeurwaarder kan de verjaring onderbreken. Ook een duidelijke schulderkenning door de klant kan dat doen. Denk aan een ondertekend afbetalingsplan, een e-mail waarin de klant zonder voorbehoud bevestigt dat hij nog moet betalen, of in sommige omstandigheden een deelbetaling.

Een formele ingebrekestelling kan eveneens een rol spelen, maar daar gelden strikte voorwaarden voor. Niet elke aangetekende brief is automatisch voldoende. De inhoud, de wijze van verzending, de identiteit van de afzender en de wettelijke vermeldingen zijn relevant. Vertrouw daarom niet op een standaardbrief die u ergens online vond wanneer de deadline dichtbij komt.

Onderbreking betekent in essentie dat de lopende termijn niet gewoon verderloopt alsof er niets is gebeurd. Welke nieuwe termijn daarna geldt, hangt af van de gekozen stap en de omstandigheden. Dat is een reden te meer om niet pas in de laatste maand te reageren.

Schulderkenning: nuttig, maar zorg voor duidelijke woorden

Een klant die om uitstel vraagt, kan uw positie versterken, op voorwaarde dat u het goed vastlegt. Een mondelinge belofte als “ik regel het volgende week” is moeilijk te bewijzen. Vraag liever om een korte schriftelijke bevestiging met het openstaande bedrag, de factuurnummers en concrete betaaldatums.

Een degelijk afbetalingsplan vermeldt minstens welk bedrag de klant erkent, welke schijven wanneer vervallen en wat er gebeurt bij niet-betaling van één schijf. Laat ook opnemen dat de resterende schuld onmiddellijk opeisbaar wordt wanneer de regeling niet wordt nageleefd. Zo vermijdt u een tweede discussie terwijl u al lang genoeg op uw geld wacht.

Wees wel voorzichtig met toegevingen. Kwijtschelding van interesten of een kredietnota kan commercieel verstandig zijn, maar formuleer helder wat u precies prijsgeeft. Een onduidelijke regeling kan later worden voorgesteld als een volledig akkoord over de schuld, terwijl u alleen extra tijd wilde geven.

Verjaring is iets anders dan verval en garantie

In bouw- en projectdossiers lopen verschillende termijnen vaak door elkaar. Een klant kan bijvoorbeeld klagen over gebreken, u aanspreken onder een garantie of betaling opschorten wegens beweerde onvolledige werken. Dat zijn niet automatisch dezelfde regels als de verjaring van uw factuurvordering.

Ook een contractueel vervalbeding is iets anders. Partijen kunnen in bepaalde gevallen een termijn afspreken waarbinnen een klacht moet worden gemeld of een vordering moet worden ingesteld. Of zo'n beding geldig en afdwingbaar is, hangt af van de formulering, de verhouding tussen partijen en de toepasselijke wetgeving. Zeker bij algemene voorwaarden is precisie geen luxe.

Laat u dus niet afschrikken door een klant die roept dat “alles verjaard” is. Vraag waarop hij zich baseert. Omgekeerd: ga er als schuldeiser niet van uit dat een factuur nog invorderbaar is omdat ze in uw boekhouding openstaat. Een boekhoudkundig saldo vervangt geen juridische analyse.

Zo voorkomt u dat uw facturen stilvallen

Goed debiteurenbeheer begint vóór de factuur wordt verstuurd. Leg uw betalingstermijn, interesten, schadebeding, klachtenregeling en eventuele opschorting duidelijk vast in uw offerte, overeenkomst en algemene voorwaarden. Bij grotere opdrachten is een voorschot en gefaseerde facturatie vaak veiliger dan wachten tot het einde van het project.

Zodra een factuur vervalt, volgt u best een vaste lijn:

• stuur snel een eerste herinnering met factuurnummer, bedrag en vervaldag;
• neem persoonlijk contact op als betaling uitblijft of als er een betwisting wordt aangekondigd;
• bevestig elke betalingsregeling schriftelijk en vraag een ondubbelzinnige schulderkenning;
• schakel tijdig over naar een juridisch correcte ingebrekestelling of invordering.

Vooral dat laatste punt wordt te vaak uitgesteld. U wilt de klantrelatie niet beschadigen, wat begrijpelijk is. Maar een correcte ingebrekestelling is geen aanval. Het is een duidelijke professionele grens: u hebt gepresteerd, de factuur is verschuldigd en u verwacht betaling. Bij een goede klant kan die duidelijkheid de relatie zelfs redden, omdat er geen ruimte blijft voor misverstanden.

Wat doet u met een factuur die al jaren openstaat?

Maak eerst een dossier op. Verzamel de offerte of overeenkomst, uw algemene voorwaarden, de factuur, leveringsbonnen, e-mails, eventuele oplevering, herinneringen en bewijs van gesprekken. Controleer vervolgens de exacte vervaldag en alle momenten waarop de klant de schuld heeft erkend of waarop u een formele invorderingsstap hebt gezet.

Beoordeel daarna niet alleen de verjaring, maar ook de bewijspositie. Een jonge factuur zonder bewijs van uitvoering is niet noodzakelijk sterker dan een oudere factuur met een ondertekende bestelbon, duidelijke e-mails en een erkend afbetalingsplan. Bij betwiste meerwerken of opleveringen is die documentatie vaak beslissend.

Bij EHBA bekijken we zulke dossiers niet alleen als een juridisch vraagstuk, maar als een commerciële keuze. Soms is een kordate brief voldoende. Soms is een regeling de snelste weg naar uw geld. En soms moet u meteen juridisch optreden om te vermijden dat uw vordering of onderhandelingspositie wegsmelt.

Wacht dus niet tot de verjaring bijna verstreken is. Neem uw oudste openstaande facturen vandaag even vast, noteer de vervaldagen en laat bij twijfel de termijn en de juiste volgende stap controleren. Rust in uw onderneming begint vaak met één helder besluit: uw verdiende centen laat u niet zomaar liggen.